Forward Business Planning
Proyectos
Primero de todo, definamos qué es un proyecto y qué es lo que lo diferencia de el resto de actividades de una empresa (o del resto de actividades que llevamos a cabo en nuestra vida personal)

En mi experiencia personal, hay mucha confusión al respecto. En informática, por ejemplo, se suele confundir la idea de proyecto con la idea de sistema informático. Esto es, por ejemplo, el sistema de contabilidad de una empresa se identifica como Proyecto, cuando no tiene por qué serlo.

 El PMBoK define un proyecto de la siguiente manera:
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, un servicio o resultado único.
PMBoK v5 (r)
Analicemos alguno de estos términos:
  • Esfuerzo: Evidentemente, un proyecto requiere un esfuerzo. No podemos considerar un proyecto aquello para lo que no apliquemos un esfuerzo. Por ejemplo, si tenemos que esperar al me
  • Temporal: Para mí esta es la clave de toda la definición de un proyecto. El esfuerzo que hay que hacer es temporal, esto quiere decir que el esfuerzo termina en un momento dado. No es un esfuerzo mantenido en el tiempo sin fecha de finalización determinada. Un proyecto está realizado para alcanzar unos objetivos, y cuando estos se alcanzan se termina. O no se alcanzan, pero esto lo discutimos más adelante.
  • Crear un producto, servicio o resultado único: El proyecto tiene unos objetivos claros. Crea algo. Este resultado puede ser tangible o intangible. Puede ser un cambio en los procedimientos, un producto físico (un puente), un producto no físico (un software), una oferta o incluso un cambio en la forma de vida.
La metodología de proyectos PRINCE2(r) nos proporciona una definición alternativa que a mí personalmente me parece muy adecuada:

Un proyecto es el medio por el que introducimos el cambio

Prince2(r)

Vamos a entender esta definición, que nos servirá para . Pongamos que tenemos una empresa muy sencilla y que todos podemos conocer: el bar de la esquina.

Este bar abre todos los días de martes a domingo a las 8.00 de la mañana y se dispone a dar desayunos, luego almuerzos y comidas de menú. Gente que se detiene de vez en cuando para tomar una cerveza o picar algo. Y cierra a las 17.00 horas. No abre para cenas, pues el local no se presta a cenar, según entiende el dueño, aunque está en un buen sitio, con bastante tránsito nocturno.

Todas estas actividades relacionadas con servir comidas, cervezas y cafés no son proyectos. Tampoco lo es el limpiar por la mañana, hacer la contabilidad o el pedido a los proveedores. Son actividades que pertenecen al servicio para el cual está pensado el local.

En este bar, nuestro Project Manager, Peter Martin, es el encargado de la gestión de proyectos. El dueño quiere abrir para cenas los fines de semana. Pero para ello necesitará muchas cosas: las licencias oportunas, una reforma del local, un nuevo menú y nuevos empleados, por citar algunas cosas. No basta sencillamente prolongar la hora de cierre.

Este es, para Peter Martin, su proyecto. Necesita realizar todas las tareas necesarias para conseguir abrir para cenas los fines de semana. Es un esfuerzo (un gran esfuerzo de organización para él) y es temporal.

Una vez el proyecto esté finalizado, habremos introducido un cambio en la organización. Nuestro bar abrirá para cenas, con todo lo que conlleva. Es el momento en el que el proyecto terminará.
Un proyecto podría tener muchos tipos de resultados, por ejemplo: un cambio organizativo, un documento de consultoría, un producto software, nuevas prácticas en una organización, un producto físico o una nueva línea de producto, etc.

Considerar en este punto que no es la única manera en la que puede terminar un proyecto, dando el resultado requerido. Toda gestión de proyectos ha de contemplar la posibilidad de que el proyecto termine de otra forma. El dueño podría decidir traspasar el bar y dejaría el proyecto a mitad. O el proyecto se vería afectado por falta de fondos. En ese caso diríamos que el proyecto no ha cumplido los objetivos para los que se pensó. Hay que plantearse en todo momento de un proyecto que los objetivos del mismo siguen siendo válidos. Si estamos construyendo una carretera hacia una nueva urbanización y aquella no se va a realizar al final, no tiene sentido seguir adelante con nuestra carretera. Hay proyectos magníficamente ejecutados que cumplen objetivos que nadie quiere. Eso también hay que evitarlo.

En resumen, dentro de la definición de proyecto que se prefiera hay que tener en cuenta siempre:
  • Un proyecto introduce un cambio
  • Tiene unos objetivos a cumplir a través de un resultado del proyecto
  • Su carácter temporal
  • Un proyecto puede terminar sin obtener su resultado.

 

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